Terms of service and data processing agreement

1. Soveltamisala ja määritelmät

1.1 Näitä ehtoja sovelletaan Total Host Oy:n (”Total Host”) tarjoamaan lyhytaikaisen majoitustoiminnan taloushallintopalveluun (”Palvelu”) sen ja asiakkaan (”Asiakas”) välillä. Palvelu koostuu verkkopalvelusta (SaaS) ja Asiakkaan erikseen tilaamista asiantuntijapalveluista.

1.2 Sopimus muodostuu Asiakkaan täyttämästä tilauslomakkeesta (”Tilauslomake”), joka sisältää Asiakkaan tiedot, Kohteet ja asiakkaan tuntemistiedot, näistä ehdoista sekä henkilötietojen käsittelysopimuksesta. Ristiriitatilanteessa sovelletaan ensin Tilauslomaketta, sitten näitä ehtoja ja viimeksi käsittelysopimusta.

1.3 ”Kohde” tarkoittaa Tilauslomakkeella tai myöhemmin Palveluun lisättyä Asiakkaan majoituskohdetta. ”Aineisto” tarkoittaa Asiakkaan toimittamia tositteita, tietoja ja Palvelussa niistä muodostettua kirjanpitoaineistoa.

1.4 Jos Asiakas on kuluttaja, sovelletaan lisäksi pakottavaa kuluttajansuojalainsäädäntöä, ja nämä ehdot väistyvät siltä osin kuin ne ovat sen kanssa ristiriidassa.

1. Scope and definitions

1.1 These terms apply to the short-term rental financial administration service (the “Service”) provided by Total Host Oy (“Total Host”) to its customer (the “Customer”). The Service consists of an online service (SaaS) and expert services separately ordered by the Customer.

1.2 The agreement consists of the order form completed by the Customer (the “Order Form”), which contains the Customer’s details, the Properties and customer due diligence information, these terms, and the data processing agreement. In case of conflict, the Order Form prevails, followed by these terms and then the data processing agreement.

1.3 “Property” means an accommodation property of the Customer listed on the Order Form or later added to the Service. “Material” means the receipts, invoices and data supplied by the Customer and the accounting records generated from them in the Service.

1.4 If the Customer is a consumer, mandatory consumer protection legislation also applies, and these terms yield to it to the extent of any conflict.

2. Palvelun sisältö

2.1 Palvelu kattaa Asiakkaan majoitustoiminnan juoksevan kirjanpidon: tositteiden vastaanoton (sähköposti ja alustaintegraatiot), automaattisen kirjauksen ja tarkistuksen, arvonlisäveroilmoitusten laatimisen ja lähettämisen Verohallintoon sekä raportit (tuloslaskelma kohteittain ja kokonaisuutena, tase, kassavirta, ALV-yhteenveto, sijoitustuotto sekä keskeiset mittaristot). Palvelun laajuus on määritelty Tilauslomakkeella.

2.2 Total Host toimii kirjanpidon ja veroilmoitusten laatijana. Asiakas vastaa kirjanpitovelvollisena kirjanpidostaan ja veroistaan lain mukaan.

2.3 Palveluun eivät kuulu, ellei erikseen sovita: tilinpäätös ja liitetiedot, tuloveroilmoitukset, jo ilmoitetun kauden oikaisut Verohallintoon, veroneuvonta, maksujen toteutus tai maksatuksen oikeellisuus (rahaliikenne tapahtuu Asiakkaan pankkitilillä Asiakkaan maksamana), saatavien seuranta ja perintä sekä avaavien saldojen syöttö. Tase on täydellinen vasta, kun Palvelussa on kokonaisen tilikauden aineisto.

2.4 Total Host voi kehittää Palvelua ja muuttaa sen toiminnallisuutta, kunhan Palvelun olennainen sisältö säilyy.

2. Content of the Service

2.1 The Service covers the ongoing bookkeeping of the Customer’s accommodation business: receipt intake (email and platform integrations), automated posting and review, preparation and filing of VAT returns with the Finnish Tax Administration, and reports (profit and loss per Property and in total, balance sheet, cash flow, VAT summary, return on investment and key metrics). The scope of the Service is defined on the Order Form.

2.2 Total Host acts as the preparer of the accounts and tax returns. The Customer remains responsible for its accounting and taxes as the party obliged to keep books under the law.

2.3 Unless separately agreed, the Service does not include: financial statements and notes, income tax returns, corrections of already filed periods to the Tax Administration, tax advice, execution of payments or the correctness of payments (money moves on the Customer’s bank account, paid by the Customer), receivables monitoring and debt collection, or entry of opening balances. The balance sheet is complete only once the Service holds a full financial year of Material.

2.4 Total Host may develop the Service and change its functionality provided its essential content is preserved.

3. Sopimuksen syntyminen ja asiakkaan tunteminen

3.1 Asiakas tilaa Palvelun täyttämällä ja hyväksymällä Tilauslomakkeen. Sopimus syntyy, kun Total Host on hyväksynyt Tilauslomakkeen ja asiakkaan tunteminen on suoritettu. Total Host vahvistaa hyväksynnän Asiakkaalle kirjallisesti.

3.2 Total Host on rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) mukainen ilmoitusvelvollinen. Asiakas antaa Tilauslomakkeella ja pyydettäessä sopimuksen aikana tiedot ja asiakirjat, jotka Total Host tarvitsee asiakkaan, sen edustajien ja tosiasiallisten edunsaajien tunnistamiseen ja henkilöllisyyden todentamiseen, sekä tiedot toiminnan laadusta, laajuudesta ja varojen alkuperästä. Asiakas vastaa Tilauslomakkeella antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja ilmoittaa viipymättä niiden muutoksista.

3.3 Total Hostilla on oikeus kieltäytyä sopimuksesta, keskeyttää Palvelu tai irtisanoa sopimus, jos tuntemistietoja ei saada tai laki sitä muutoin edellyttää. Total Host säilyttää tuntemistiedot ja tekee lakisääteiset ilmoitukset viranomaisille ilman, että se on vastuussa Asiakkaalle laista johtuvista toimistaan.

3. Formation of the agreement and customer due diligence

3.1 The Customer orders the Service by completing and approving the Order Form. The agreement is formed when Total Host has accepted the Order Form and customer due diligence has been completed. Total Host confirms acceptance to the Customer in writing.

3.2 Total Host is an obliged entity under the Finnish Act on Preventing Money Laundering and Terrorist Financing (444/2017). On the Order Form, and on request during the agreement, the Customer shall provide the information and documents Total Host needs to identify and verify the identity of the Customer, its representatives and its beneficial owners, and information on the nature and scale of its business and the origin of funds. The Customer is responsible for the accuracy of the information given on the Order Form and shall promptly notify Total Host of any changes.

3.3 Total Host may decline to enter into the agreement, suspend the Service or terminate the agreement if due diligence information is not received or if the law otherwise so requires. Total Host retains due diligence records and makes statutory reports to the authorities and is not liable to the Customer for actions required by law.

4. Asiakkaan velvollisuudet

4.1 Asiakas toimittaa kaikki majoitustoimintansa tositteet ja tiedot Palveluun viipymättä, viimeistään Palvelun ilmoittamaan määräaikaan mennessä, ja vastaa niiden oikeellisuudesta ja täydellisyydestä. Asiakas ilmoittaa Tilauslomakkeella yhtiömuotonsa, ALV-statuksensa, ALV-ilmoitusjaksonsa ja pankkitilinsä sekä myöhemmin niiden muutokset.

4.2 Asiakas käyttää omaa erillistä pankkitiliä, jota käytetään yksinomaan majoitustoimintaan. Asiakas sitoutuu noudattamaan Palvelun ohjeita myynti- ja ostotositteiden, tiliotteiden ja muiden tapahtumatietojen toimittamisesta, jotta kirjanpito voidaan toteuttaa asianmukaisesti ja oikein.

4.3 Asiakas hyväksyy maksut ja vastaa niiden maksatuksesta. Asiakas toimittaa tositteet maksetuista ja vastaanotetuista maksuista Palvelun ohjeiden mukaisesti.

4.4 Asiakas antaa Total Hostille tarvittavat Suomi.fi-valtuudet ja integraatiovaltuutukset ja pitää ne voimassa.

4.5 Asiakas vastaa käyttäjätunnuksistaan ja niillä tehdyistä toimista sekä siitä, että sen käyttäjillä on oikeus nähdä koko asiakastilin tiedot.

4. Customer’s obligations

4.1 The Customer shall submit all receipts and data of its accommodation business to the Service without delay, and at the latest by the deadline stated by the Service, and is responsible for their accuracy and completeness. The Customer shall state its legal form, VAT status, VAT reporting period and bank account on the Order Form and notify any subsequent changes.

4.2 The Customer shall use its own separate bank account, used exclusively for the accommodation business. The Customer undertakes to follow the Service’s instructions on submitting sales and purchase receipts, bank statements and other transaction data so that the accounting can be carried out properly and correctly.

4.3 The Customer approves payments and is responsible for their execution. The Customer submits receipts for payments made and received in accordance with the Service’s instructions.

4.4 The Customer shall grant Total Host the necessary Suomi.fi authorisations and integration consents and keep them valid.

4.5 The Customer is responsible for its user credentials and actions taken with them, and for ensuring that its users are entitled to see all data of the customer account.

5. Total Hostin velvollisuudet

5.1 Total Host suorittaa Palvelun huolellisesti, ammattitaitoisesti ja hyvän kirjanpitotavan mukaisesti toimitetun Aineiston perusteella.

5.2 Total Host tavoittelee 99,5 %:n käytettävyyttä verkkopalvelussa. Suunnitellut huoltokatkot ovat sallittuja; niitä ei ajoiteta ALV-ilmoitusten määräpäivien läheisyyteen. Total Host korjaa Palvelussa havaitut virheet kohtuullisessa ajassa.

5.3 Total Host ilmoittaa Asiakkaalle Palvelua olennaisesti koskevista häiriöistä.

5. Total Host’s obligations

5.1 Total Host shall perform the Service with due care, professionally and in accordance with good accounting practice, based on the Material submitted.

5.2 Total Host aims at 99.5 % availability of the online service. Planned maintenance breaks are permitted and are not scheduled near VAT filing deadlines. Total Host shall correct errors detected in the Service within a reasonable time.

5.3 Total Host shall inform the Customer of disruptions materially affecting the Service.

6. Hinnat ja maksuehdot

6.1 Palvelun hinta määräytyy Kohteiden lukumäärän ja kulloinkin voimassa olevan hinnoittelun perusteella, lisättynä arvonlisäverolla. Kulloinkin voimassa oleva hinnoittelu on saatavilla osoitteessa totalhost.fi.

6.2 Palvelu laskutetaan kolme kuukautta etukäteen. Maksuehto on 14 päivää laskun päiväyksestä. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. Jos maksu viivästyy yli 14 päivää maksumuistutuksesta, Total Host voi keskeyttää Palvelun, kunnes erääntyneet maksut on suoritettu.

6.3 Total Host voi muuttaa hintoja ilmoittamalla siitä vähintään 60 päivää ennen muutoksen voimaantuloa. Asiakas voi tällöin irtisanoa sopimuksen päättymään muutoksen voimaantulopäivänä.

6. Prices and payment terms

6.1 The price of the Service is based on the number of Properties and the pricing in force at the time, plus VAT. The pricing in force at any given time is available at totalhost.fi.

6.2 The Service is invoiced three months in advance. Payment is due 14 days from the invoice date. Interest on late payment accrues under the Finnish Interest Act. If payment is more than 14 days overdue after a reminder, Total Host may suspend the Service until the outstanding amounts have been paid.

6.3 Total Host may change prices by giving at least 60 days’ notice before the change takes effect. The Customer may then terminate the agreement with effect from the date the change takes effect.

7. Henkilötiedot ja tietoturva

7.1 Total Host käsittelee Asiakkaan yhteys- ja tuntemistietoja rekisterinpitäjänä tietosuojaselosteensa mukaisesti. Aineiston sisältämiä henkilötietoja Total Host käsittelee Asiakkaan lukuun; osapuolet sopivat tästä tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 28 artiklan mukaisesti näiden ehtojen liitteenä olevalla käsittelysopimuksella.

7.2 Total Host säilyttää Palvelun tiedot ja varmuuskopiot EU/ETA-alueella. Varausalustojen ja pankkien järjestelmissä tehdystä käsittelystä vastaavat kyseiset palveluntarjoajat omien ehtojensa mukaisesti.

7.3 Total Host käyttää Palvelussa alihankkijoita (mm. pilvi-, tositteiden tunnistus- ja sähköpostipalvelut) ja vastaa niiden työstä kuin omastaan.

7. Personal data and information security

7.1 Total Host processes the Customer’s contact and due diligence data as a controller in accordance with its privacy notice. Personal data contained in the Material is processed by Total Host on the Customer’s behalf; the parties agree on this under Article 28 of Regulation (EU) 2016/679 in the data processing agreement annexed to these terms.

7.2 Total Host stores Service data and backups within the EU/EEA. Processing carried out in the systems of booking platforms and banks is the responsibility of those providers under their own terms.

7.3 Total Host uses subcontractors in the Service (including cloud, document recognition and email services) and is responsible for their work as for its own.

8. Oikeudet aineistoon ja Palveluun

8.1 Aineisto on Asiakkaan omaisuutta. Asiakas saa Palvelun voimassaoloaikana viedä Aineiston Palvelusta. Total Host saa käyttää Aineistoa vain Palvelun tuottamiseen ja kehittämiseen sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen. Total Host saa anonyymisti käsitellä Kohteen tietoja analytiikan ja tietomallin rikastamiseen.

8.2 Palvelu, sen ohjelmistot ja siitä muodostuvat anonymisoidut tilastotiedot kuuluvat Total Hostille. Asiakas saa Palveluun ei-yksinomaisen käyttöoikeuden sopimuksen voimassaoloajaksi.

8. Rights to Material and the Service

8.1 The Material is the Customer’s property. During the term the Customer may export the Material from the Service. Total Host may use the Material only to provide and develop the Service and to fulfil its statutory obligations. Total Host may process Property data anonymously to enrich its analytics and data model.

8.2 The Service, its software and anonymised statistical data derived from it belong to Total Host. The Customer receives a non-exclusive right to use the Service for the term of the agreement.

9. Vastuu ja vastuunrajoitus

9.1 Total Host korjaa omasta virheestään johtuvat kirjaus- ja ilmoitusvirheet veloituksetta. Total Host ei vastaa virheistä tai viivästyksistä, jotka johtuvat puutteellisesta, virheellisestä tai myöhässä toimitetusta Aineistosta, puuttuvista valtuutuksista, Asiakkaan maksuhyväksynnöistä tai maksatuksesta taikka kolmansien osapuolten (varausalustat, pankki, Verohallinto) palveluiden häiriöistä.

9.2 Total Hostin vastuu on enintään Asiakkaan sopimuksen perusteella virheen tapahtumista edeltäneiltä 12 kuukaudelta maksamien palvelumaksujen määrä. Kumpikaan osapuoli ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten saamatta jääneestä tuotosta. Rajoitukset eivät koske tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella aiheutettua vahinkoa eivätkä rajoita kuluttaja-asiakkaan pakottavaan lakiin perustuvia oikeuksia.

9.3 Vahingonkorvausvaatimus on esitettävä kirjallisesti kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun virhe havaittiin tai olisi pitänyt havaita.

9.4 Kumpikaan osapuoli ei vastaa ylivoimaisesta esteestä johtuvasta viivästyksestä.

9. Liability and limitation of liability

9.1 Total Host shall correct posting and filing errors caused by its own fault free of charge. Total Host is not liable for errors or delays caused by incomplete, incorrect or late Material, missing authorisations, the Customer’s payment approvals or payment execution, or disruptions in third-party services (booking platforms, the bank, the Tax Administration).

9.2 Total Host’s liability is limited to the service fees paid by the Customer under the agreement during the 12 months preceding the event giving rise to the claim. Neither party is liable for indirect damage such as loss of profit. These limitations do not apply to damage caused wilfully or by gross negligence and do not limit a consumer Customer’s rights under mandatory law.

9.3 A claim for damages must be made in writing within three months of the error being discovered or when it should have been discovered.

9.4 Neither party is liable for delay caused by force majeure.

10. Voimassaolo, irtisanominen ja aineiston luovutus

10.1 Sopimus on voimassa toistaiseksi. Kumpikin osapuoli voi irtisanoa sopimuksen yhden kuukauden irtisanomisajalla kalenterikuukauden loppuun. Ennakkoon maksettuja maksuja ei palauteta, paitsi jos sopimus päättyy Total Hostin irtisanomiseen ilman Asiakkaan sopimusrikkomusta, kohdan 6.3 tai 11.1 mukaiseen irtisanomiseen taikka kuluttajan peruuttamisoikeuden käyttöön; tällöin käyttämättä jäänyt osuus palautetaan. Kuluttaja-asiakkaalla on lisäksi oikeus peruuttaa etämyyntinä tehty sopimus 14 päivän kuluessa; jos Palvelu on aloitettu Asiakkaan pyynnöstä, Asiakas maksaa siihen asti suoritetun Palvelun osuuden.

10.2 Osapuoli voi purkaa sopimuksen välittömästi, jos toinen osapuoli rikkoo sopimusta olennaisesti eikä korjaa rikkomustaan 14 päivässä huomautuksesta, tai jos toinen osapuoli asetetaan konkurssiin tai on muutoin maksukyvytön.

10.3 Sopimuksen päättyessä Total Host luovuttaa Aineiston Asiakkaalle kirjanpitolain säilytysvaatimukset täyttävässä sähköisessä muodossa. Aineiston lakisääteinen säilytysvastuu siirtyy Asiakkaalle luovutuksen myötä. Total Host poistaa Aineiston Palvelusta 90 päivän kuluttua luovutuksesta lukuun ottamatta tietoja, jotka sen on lain nojalla säilytettävä.

10. Term, termination and handover of Material

10.1 The agreement is valid until further notice. Either party may terminate it with one month’s notice to the end of a calendar month. Fees paid in advance are not refunded, except where the agreement ends by Total Host’s termination without breach by the Customer, by termination under section 6.3 or 11.1, or by exercise of a consumer’s right of withdrawal; in those cases the unused portion is refunded. A consumer Customer also has the right to withdraw from a distance contract within 14 days; if the Service has been started at the Customer’s request, the Customer pays for the part of the Service performed up to that point.

10.2 A party may terminate the agreement with immediate effect if the other party materially breaches it and fails to remedy the breach within 14 days of notice, or if the other party is declared bankrupt or is otherwise insolvent.

10.3 On termination Total Host hands over the Material to the Customer in an electronic format meeting the retention requirements of the Finnish Accounting Act. The statutory retention responsibility for the Material transfers to the Customer on handover. Total Host deletes the Material from the Service 90 days after handover, except for data it must retain by law.

11. Ehtojen muuttaminen

11.1 Total Host voi muuttaa näitä ehtoja ilmoittamalla muutoksesta vähintään 30 päivää ennen sen voimaantuloa. Jos muutos on Asiakkaalle olennaisesti epäedullinen, Asiakas voi irtisanoa sopimuksen päättymään muutoksen voimaantulopäivänä. Lainsäädännöstä johtuvat muutokset tulevat voimaan heti.

11. Changes to the terms

11.1 Total Host may amend these terms by giving at least 30 days’ notice before the amendment takes effect. If the amendment is materially detrimental to the Customer, the Customer may terminate the agreement with effect from the date the amendment takes effect. Amendments required by legislation take effect immediately.

12. Sovellettava laki ja erimielisyydet

12.1 Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Muutoin ne ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.

12.2 Kuluttaja-asiakas voi saattaa asian myös kuluttajariitalautakunnan (www.kuluttajariita.fi) tai kotivaltionsa vastaavan elimen käsiteltäväksi ja nostaa kanteen kotipaikkansa tuomioistuimessa. Toisessa EU-maassa asuva kuluttaja voi käyttää EU:n verkkovälitteistä riidanratkaisufoorumia (ec.europa.eu/odr). Lainvalinta ei riistä kuluttajalta hänen asuinvaltionsa pakottavan lain suojaa.

12.3 Ehtojen suomen- ja englanninkielinen versio ovat molemmat voimassa; ristiriitatilanteessa suomenkielinen versio ratkaisee.

12. Governing law and disputes

12.1 This agreement is governed by the laws of Finland. Disputes shall primarily be resolved by negotiation. Otherwise they shall be settled by the District Court of Helsinki.

12.2 A consumer Customer may also refer the matter to the Finnish Consumer Disputes Board (www.kuluttajariita.fi) or the corresponding body of their home country, and may bring an action before the court of their place of domicile. A consumer residing in another EU country may use the EU online dispute resolution platform (ec.europa.eu/odr). The choice of law does not deprive a consumer of the protection of the mandatory law of their country of residence.

12.3 The Finnish and English versions of these terms are both valid; in case of conflict, the Finnish version prevails.

1. Tarkoitus ja osapuolet

1.1 Tämä käsittelysopimus on osa Total Host Oy:n (”Käsittelijä”) ja Asiakkaan (”Rekisterinpitäjä”) välistä Palvelua koskevaa sopimusta ja täyttää yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (”GDPR”) 28 artiklan vaatimukset. Määritelmät ovat samat kuin sopimusehdoissa.

1. Purpose and parties

1.1 This data processing agreement forms part of the Service agreement between Total Host Oy (the “Processor”) and the Customer (the “Controller”) and fulfils the requirements of Article 28 of the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”). Definitions are as in the terms of service.

2. Käsittelyn kohde

2.1 Kohde ja tarkoitus: Palvelun tuottaminen eli Rekisterinpitäjän majoitustoiminnan kirjanpito, täsmäytys, ALV-ilmoitukset ja raportointi. Kesto: sopimuksen voimassaoloaika ja aineiston luovutusaika.

2.2 Henkilötietoryhmät: nimi, yhteystiedot, pankkitili- ja maksutiedot, laskutus- ja tositetiedot, varaus- ja tilitystiedot. Rekisteröidyt: Rekisterinpitäjän käyttäjät ja edustajat, majoittujat, toimittajat ja muut tositteissa esiintyvät henkilöt. Erityisiä henkilötietoryhmiä ei käsitellä.

2.3 Rekisterinpitäjänä Total Host käsittelee itse Asiakkaan yhteys-, sopimus- ja rahanpesulain mukaisia tuntemistietoja; tämä sopimus ei koske niitä.

2. Subject matter of processing

2.1 Subject matter and purpose: provision of the Service, i.e. bookkeeping, reconciliation, VAT returns and reporting for the Controller’s accommodation business. Duration: the term of the agreement and the handover period.

2.2 Categories of personal data: names, contact details, bank account and payment data, invoicing and receipt data, booking and settlement data. Data subjects: the Controller’s users and representatives, guests, suppliers and other persons appearing in receipts. No special categories of data are processed.

2.3 Total Host processes the Customer’s contact, contract and anti-money-laundering due diligence data as a controller in its own right; that processing is outside this agreement.

3. Käsittelijän velvollisuudet

3.1 Käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain Palvelun tuottamiseksi ja Rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, ellei laki toisin edellytä; tällöin Käsittelijä ilmoittaa asiasta ennen käsittelyä, jollei laki sitä kiellä. Sopimus ja Palvelun käyttö muodostavat Rekisterinpitäjän ohjeet.

3.2 Käsittelijä varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon.

3.3 Käsittelijä toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet (GDPR 32 art.): pääsynhallinta ja monivaiheinen tunnistautuminen, asiakastietojen eristys, salaus siirrossa ja tallennuksessa, varmuuskopiointi ja lokitus.

3.4 Käsittelijä avustaa Rekisterinpitäjää kohtuullisin toimin rekisteröityjen oikeuksia koskeviin pyyntöihin vastaamisessa sekä tietoturvaa, tietoturvaloukkausten ilmoittamista ja vaikutustenarviointia koskevissa velvoitteissa. Käsittelijä ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta Rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä tiedon saatuaan.

3.5 Käsittelijä antaa Rekisterinpitäjälle sen pyynnöstä tiedot, jotka ovat tarpeen tämän sopimuksen noudattamisen osoittamiseksi, ja sallii Rekisterinpitäjän tai sen valtuuttaman riippumattoman tarkastajan tekemän tarkastuksen enintään kerran vuodessa, kohtuullisella ennakkoilmoituksella ja Rekisterinpitäjän kustannuksella.

3. Processor’s obligations

3.1 The Processor processes personal data only to provide the Service and on the Controller’s documented instructions, unless required by law; in that case the Processor informs the Controller before processing unless the law prohibits it. The agreement and the use of the Service constitute the Controller’s instructions.

3.2 The Processor ensures that persons processing personal data are bound by confidentiality.

3.3 The Processor implements appropriate technical and organisational measures (Article 32 GDPR): access control and multi-factor authentication, segregation of customer data, encryption in transit and at rest, backups and logging.

3.4 The Processor assists the Controller by reasonable means in responding to data subject requests and in meeting its obligations regarding security, breach notification and impact assessments. The Processor notifies the Controller of a personal data breach without undue delay and no later than 48 hours after becoming aware of it.

3.5 The Processor makes available to the Controller on request the information necessary to demonstrate compliance with this agreement and allows an audit by the Controller or an independent auditor mandated by it, at most once a year, on reasonable notice and at the Controller’s expense.

4. Alihankkijat ja tietojen siirto

4.1 Rekisterinpitäjä antaa yleisen luvan käyttää alikäsittelijöitä. Kulloinkin käytettävät alikäsittelijät (mm. pilvialusta, tositteiden tunnistuspalvelu, sähköpostin vastaanottopalvelu, tunnistautumispalvelu) on lueteltu osoitteessa totalhost.fi. Käsittelijä ilmoittaa muutoksista vähintään 30 päivää etukäteen; Rekisterinpitäjä voi vastustaa muutosta perustellusta syystä, jolloin osapuolet neuvottelevat ratkaisusta tai Rekisterinpitäjä voi irtisanoa sopimuksen. Käsittelijä vastaa alikäsittelijöistään kuin omasta toiminnastaan.

4.2 Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään EU/ETA-alueella. Siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle edellyttää GDPR:n V luvun mukaista siirtoperustetta. Varausalustat ja pankit käsittelevät tietoja omissa järjestelmissään itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

4. Sub-processors and transfers

4.1 The Controller gives a general authorisation to use sub-processors. The sub-processors in use at any time (including the cloud platform, document recognition service, inbound email service and authentication service) are listed at totalhost.fi. The Processor gives at least 30 days’ notice of changes; the Controller may object on reasonable grounds, in which case the parties negotiate a solution or the Controller may terminate the agreement. The Processor is liable for its sub-processors as for its own actions.

4.2 Personal data is stored and processed within the EU/EEA. Transfers outside the EU/EEA require a transfer mechanism under Chapter V GDPR. Booking platforms and banks process data in their own systems as independent controllers.

5. Rekisterinpitäjän velvollisuudet

5.1 Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että sillä on oikeus käsitellä ja luovuttaa henkilötiedot Käsittelijälle, että käsittelyn oikeusperuste on olemassa ja että rekisteröityjä on informoitu asianmukaisesti.

5. Controller’s obligations

5.1 The Controller is responsible for having the right to process and disclose the personal data to the Processor, for the existence of a legal basis for the processing, and for informing data subjects appropriately.

6. Käsittelyn päättyminen

6.1 Sopimuksen päättyessä Käsittelijä luovuttaa henkilötiedot Rekisterinpitäjälle osana aineiston luovutusta sopimusehtojen kohdan 10.3 mukaisesti ja poistaa ne sen jälkeen, ellei laki edellytä säilyttämistä.

6.2 Tämän sopimuksen mukaiseen vastuuseen sovelletaan sopimusehtojen vastuunrajoituksia, ellei GDPR:stä pakottavasti muuta johdu. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.

6. End of processing

6.1 On termination the Processor returns the personal data to the Controller as part of the handover of Material under section 10.3 of the terms of service and thereafter deletes it, unless retention is required by law.

6.2 Liability under this agreement is subject to the limitations of liability in the terms of service, unless mandatory GDPR provisions require otherwise. This agreement is governed by the laws of Finland.